SharePoint en recordsmanagement: we moeten – leren – praten

Organisaties en bedrijven verwachten veel van SharePoint. Je schaft niet voor niets een platform aan met zoveel functionaliteit in zich. Maar ze zijn nog steeds slecht in het communiceren tussen de verschillende belangengroepen die er in de organisatie of het bedrijf een succes van moeten maken. Business, IT, communicatie en compliance (of de recordsmanager, de archivaris, de DIV): we moeten praten, maar het gaat moeizaam. In vergelijking met andere landen en regio’s in de wereld heeft de business in grote bedrijven in de Benelux een relatief grote stem in de keuze en implementatie van samenwerkingsoplossingen zoals SharePoint. Elders is dat blijkbaar anders en heeft IT meer te vertellen, zegt het recente (Benelux-deel-) rapport van Dimension Data. Voor succesvolle implementatie en governance van documentmanagement, recordsmanagement en zaakgericht werken in en met SharePoint is samenwerking tussen belanghebbenden onmisbaar. Wat kan de recordsmanager beter doen?

De recordsmanagers die ik in mijn cursussen, workshops en projecten ontmoet zijn doorgaans erg betrokken bij hun vakgebied, trots op het metier en ervaren in de functionele inrichting van archiveringssystemen. Jarenlang zaten ze letterlijk en figuurlijk aan de knoppen van het DMS. Als de recordsmanager bepaalde dat er vijfentwintig velden moesten worden ingevuld voor een documentregistratie, dan werden er vijfentwintig velden ingevuld voor een documentregistratie. Als je een digitaal dossier nodig had voor je project of proces, dan bepaalde de recordsmanager de dossiergegevens, de bewaartermijn en eventuele tabs. ‘Metadata’ was een begrip dat niemand iets zei, maar de recordsmanager kon wel bijna alles terug vinden als het zoek was. Waarom een digitaal e-mailbericht eerst moest worden geprint op papier, voordat een medewerker het ging scannen en registreren in een digitaal systeem begreep ook niemand, maar een beroep op De Archiefwet deed iedere criticus van die werkwijze afdruipen. Zet ik een karikatuur neer? Ja ik zet een karikatuur neer.

Met de drang van IT en business naar meer automatisering van kantoorprocessen, naar meer individualisering, tegelijk ook meer generieke oplossingen kwam de populariteit van SharePoint en kwam na een tijdje ook de vraag ‘kan dat DMS niet weg?’. De business is in the lead en in SharePoint was iedere site-eigenaar daarmee baas in eigen DMS geworden. Sommige sites hadden wel tien eigenaars. Sommige SharePoint farms wel honderden sites of meer. Reken maar uit.

‘Metadata’ stond voor velen nog voor het verplicht handmatig invullen van velden, daar waren ze mooi vanaf gekomen. Niets was meer te vinden, of juist alles dubbel-op. Natuurlijk werd het een puinhoop en gaven ze het product – SharePoint – de schuld. Zet ik een karikatuur neer? Precies.

De kennis van de technische beheersbaarheid en beschikbaarheid van de omgeving zit bij IT, de kennis van presentatie en nieuwsvoorziening bij Communicatie en de kennis van het eigen proces bij business. Ik heb genoeg implementaties gezien waarin recordsmanagement of DIV niet eens werd betrokken. Niet vanaf de start of pas laat in het traject. Recordsmanagers en DIVers: Vaak maken ze zich zelf te klein of onbeduidend en net zo vaak lijken ze zich buitenspel te spelen door een andere, onbegrijpelijke taal te spreken. Hoe kan je verwachten dat iemand anders weet wat een ‘e-depot’ is, of een ‘zakenmagazijn’, als discussies over de aard van en verschillen tussen ‘RMA’ en ‘e-depot’ ook binnen het vakgebied nog dagelijks voortwoeden?

En dat is jammer, omdat vroegtijdige betrokkenheid van de recordsmanager in (documentgerichte) SharePointprojecten een hoop schade, van herinrichting, migraties en handmatige herstelacties, kan helpen voorkomen. Geautomatiseerde metadata toekenning kan bijvoorbeeld vanaf de start ingericht zijn en daarmee de vindbaarheid verhogen plus de archivering aansturen. Prachtig, komt geen handmatige veld-vulling aan te pas en het handwerk van de DIVer of archivaris is daarmee ook deels passé.

De recordsmanger kan zich niet meer terugtrekken achter de muren van het DMS, omdat er nu of straks geen afzonderlijke applicatie meer is om de scepter over te zwaaien. De recordsmanager moet zich gelijktijdig realiseren: ik heb een belangwekkend stuk kennis in te brengen en ik zal het zoveel mogelijk uitdragen op een manier die appelleert aan de belangen van die anderen. Daarbij voor ogen houdend dat het belang van zorgvuldige archivering niet hetzelfde is als het vasthouden aan het standpunt om een norm, applicatie of begrippenkader te handhaven.