Je zoekt op Bol die notebook en er ontvouwen zich fraai opgemaakte pagina’s met overzichtelijk gelayoute teksten en afbeeldingen. En aan de linkerzijde kunnen we met om het even welke selectie aan metagegevens weer een andere pagina maken. Vinden we eigenlijk wel normaal. Maar in onze bedrijfsomgeving blijven intranetpagina’s en documentmanagement-systemen vaak nog star en zijn zoekresultaten lange lijsten met vooral veel blokjes onoverzichtelijke info. Wel konden we al in SharePoint op documentbibliotheekniveau een andere, metadata gebaseerde view aanmaken. Maar dat ging de bibliotheek niet te boven.
SharePoint 2013 bevat nieuwe functionaliteiten die deze gebruikerservaring realiseren, zag ik in de SharePoint ‘deepdive’ die ik mocht ondergaan op het Nederlandse Microsoft hoofdkwartier: dynamic content, content by search en managed navigation. Resultaatpagina’s worden als resultaat van zoeken en verfijning dynamisch opgebouwd. En navigatie kan bepaald worden door metadata in plaats van door een voorgeschreven navigatiestructuur.
Zo zullen gebruikers niet langer afhankelijk zijn van voorgeschreven inrichting of view, maar nog meer zelf bepalen wat ze zien. Met een op centraal niveau slim ingerichte taxonomie creëert de gebruiker zo zelf een dynamische blik op de gewenste documenten en informatie: van organisatie, ingezoomd naar en afdeling of sectie, of van proces, ingezoomd naar een specifieke zaak. Daarbij niet gehinderd door de grenzen van een documentbibliotheek. De zoekervaring is overigens toch al sterk verbeterd in SharePoint 2013 nu de meeste functionaliteiten van FAST zijn opgenomen in het standaard search aanbod: dus onder andere geen third party add-ons meer voor document previews!
Microsoft heeft met de verbeteringen in SharePoint 2013 zwaar ingezet op die eindgebruiker. Eerder schreef ik een en ander over aanpassingen, voor ediscovery en legal holds, die met name de compliance- en recordsmanager zullen behagen. Ook zal de discussie – vanuit recordsmanagement perspectief- over de nu nog lastige keuze tussen ‘on premise’ of ‘on line’ goeddeels verstommen, omdat vrijwel alle functionaliteiten van SharePoint 2013 beschikbaar komen in SharePoint Online inclusief het record center. De haast om Google voor te blijven maakte dat Microsoft in 2011 liever met een onvolledige cloudversie de markt op ging en het eigen pay per use model met Office 365 introduceerde. Dat is nu grotendeels rechtgezet, met enkele uitzonderingen – vooral in business intelligence – zodat ingewikkelde hybride constructies achterwege kunnen blijven. Dat het loggen van view events niet in de audittrail van SharePoint Online is opgenomen is wellicht overkomelijk.
Acceptatie door de gebruiker zal een documentmanagement- of recordsmanagement omgeving pas echt succesvol maken. Zo is de toevoeging van drag-and-drop functionaliteit op alle fronten een verbetering: kan je een gebruiker anno 2012 nog vragen een document te uploaden? Liever niet, op veel plaatsen kan nu zowel binnen SharePoint als tussen Outlook en SharePoint worden gesleept. Daarmee lijkt inderdaad al aardig wat gras voor de voeten van de Colligo’s en Harmonie’s weggemaaid.
In een vorige blog noemde ik Microsoft’s Skydrive Pro als voorbeeld voor het ondersteunen van werken op afstand, HNW, BYOD, de iPad-experimenten, kortom de manier van werken die we thuis normaal vinden maar vaak nog niet met veilige en gebruikersvriendelijke maatregelen wordt ondersteund op het werk. Behoorde met de introductie van tablets het gebruik van USB-sticks tot het verleden – met alle risico’s van informatieverlies van dien – nu is het juist het ongebreideld gebruik van consumercloudoplossingen op de werk-iPad dat terecht zorgen zou moeten baren bij informatiebeveiliger en recordsmanager. SharePoint 2013 ondersteunt met een alomtegenwoordige ‘sync’ knop de eindgebruiker met synchronisatie van en naar de offline-omgeving en met uitgebreide mogelijkheden voor informatiebeveiliging de beheerder.
Wat verder ook de reden is geweest om Yammer te kopen afgelopen juni, met de lancering van SharePoint 2013 enkele weken later, had Microsoft al een kantooromgeving in de aanbieding die doordrenkt is van ‘social’ en die vrijwel dezelfde functionaliteiten biedt. Lijkt me buitengewoon welkom. Wie ervaring heeft met Yammer merkt dat de scheiding tussen social en kantooromgeving kunstmatig is. In Yammer kunnen we ook documenten aanbieden, maar die hebben weer geen relatie met het versiebeheer, status en metadata in SharePoint. In SharePoint kunnen we documenten aanbieden, maar dan konden we die weer niet gebruikersvriendelijk becommentariëren, delen en taggen. Dat komt nu samen. Waar in vorige SharePoint versies de notificaties voor het volgen van wijzigingen in documenten, dossiers, sites via email kwamen (‘waarschuw mij’), kunnen we nu personen, documenten en zelfs tags volgen en op de hoogte blijven binnen de SharePoint omgeving zelf.
Al met al een aanzienlijke hoeveelheid features in SharePoint 2013 die het (samen-)werken aan, opslaan en delen van, terugvinden en weergeven van documenten verder vergemakkelijkt. Maar ik maak uit die nieuwe mogelijkheden ook op dat het belang van metadata voor een nog meer op de persoonlijke voorkeuren toegesneden weergave van informatie en documenten uit zoekresultaten alleen maar is toegenomen. Juist in ons vakgebied van recordsmanagers en informatiespecialisten zullen we dus het voortouw moeten nemen om de inrichting van zo’n SharePoint 2013 omgeving echt te laten profiteren van deze technologie. Waar we bij Bol immers geen genoegen hoeven te nemen met honderd niet verder te filteren zoekresultaten van die notebook, zouden we dat met een zoekactie in ons digitale archief ook niet moeten willen.
In november rapporteer ik rechtstreeks vanaf de SharePoint Conference 2012, waar ik op uitnodiging van Microsoft Nederland verslag doe en een keus heb uit de honderden presentaties over SharePoint 2013. Natuurlijk zal ook daar documentmanagement en recordsmanagement mijn voornaamste focus zijn.
