Las Vegas – Het aanbod van informatie en indrukken op SharePoint Conference 2012 is wat overweldigend. Naast de inhoud van de presentaties in de sessies zijn er de ontmoetingen met specialisten, waarvan mijn gesprek met Don Lueders voor mij het hoogtepunt was. Don heeft een geweldige staat van dienst in het begeleiden van certificeringen van recordmanagement applicaties. En we hadden veel plezier in het ontdekken van de vele overeenkomsten tussen Nederland en de Verenigde Staten op dat vlak. De situatie in de Verenigde Staten is in die zin wel weer anders, omdat certificering van recordsmanagement applicaties door één geaccrediteerd bureau van het Ministerie van Defensie mag worden uitgevoerd. Toevallig schreef ik juist onlangs over de druk op leveranciers om systemen te laten voldoen aan vergaande recordsmanagement eisen enerzijds en druk vanuit organisaties om de norm op te leggen bij aanbestedingen anderzijds. We waren het er over eens dat recordsmanagement in SharePoint in de meeste organisaties gebaat is bij vooral simpele aanvullende maatregelen. Maatregelen die, bijvoorbeeld in modulaire vorm aangeboden, door organisaties op basis van behoeften kunnen worden gekocht en geïmplementeerd, in plaats van een overcompleet systeem af te nemen, waarvan een deel van de functionaliteit in de kast blijft. Ik denk dan zelf aan maatregelen voor het managen van de toepassing van bewaartermijnen en standaardrapportages voor te vernietigen records en vernietigde records. Ook het sluiten, reviewen en archiveren van dossiers op basis van een datum (getriggerd door een besluit of vervallen belang) lijkt toch een standaard activiteit. Maar vooralsnog wordt configuratie daarvan – waar mogelijk, of bouw – waar noodzakelijk, bijvoorbeeld in workflowtools als Nintex – door Microsoft aan de markt overgelaten.
In SharePoint 2013 zien we dat functionaliteiten voor de on premises variant (SharePoint 2013) en cloud variant (SharePoint Online in Office 365) voor het eerst (vrijwel) gelijkelijk worden aangeboden, zodat vanuit functionaliteiten die voor recordsmanagment relevant zijn de on premises variant niet langer een verplichte keus is. Van de geheel nieuwe functionaliteiten zag ik vandaag de live demonstratie van site retention. Daarbij wordt het mogelijk om het beeindigen van het gebruik van een site beter te kunnen managen. Er zijn settings voor de acties die kunnen volgen op het afsluiten van een project of proces in die site met mogelijkheden voor verwijdering of read-only maken. Het lijkt me een feature die in de SharePoint governance een belangrijke plaats in kan nemen om wildgroei (‘site sprawl’) tegen te gaan.
De conferentie zit overvol voorbeelden van best practices, waarbij ik de combinatie van de nieuwe drag and drop functionaliteit met de al bestaande 2010 functie voor location based metadata in bibliotheken er uit vond springen. Scott Jamison van Jornata liet zien hoe folders (normaal gesproken volgens hem ook een No Go) ‘onder water’ kunnen worden toegepast in een bibliotheek door deze eigen metadata settings te geven Zo kan bij slepen van een document van buiten SharePoint naar de folder – in een view op de bibliotheek waarin ze wel zichtbaar zijn – het mogelijk maken om binnen één en dezelfde bibliotheek de documenten toch andere metadata te laten overerven. Zonder de folder-view is de bibliotheek vervolgens weer op allerlei manieren te filteren en te manipuleren door de gebruiker zonder aan die folders vast te zitten. Het is een slimme manier van werken die voor specifieke processen mogelijk maakt om documenten in SharePoint te krijgen zonder de gebruiker lastig te hoeven vallen met metadata pop-ups.
In de drive naar de cloud probeert Microsoft ook de hybride situatie – met een SharePoint Online en een on premise omgeving – voorlopig (nog) optimaal te bedienen. Gisteren schreef ik hoe verschillende functionaliteiten (zoals search) sinds SharePoint 2013 tussen beide omgevingen werkzaam zijn, waar hybride nog geen jaar gelden nog als risicovol werd beschreven door Microsoft zelf. Wel zijn me uit twee sessies beperkingen bijgebleven. Voor de verbeterde eDiscovery functionaliteit geldt dat een Legal hold wel kan worden gemanaged in één SharePointomgeving, plus Exchange en fileshares, maar niet in een hybride situatie. Dan zal er toch online en on premise aparte holds moeten worden aangemaakt en beheerd. Ook het gebruik van de zogenaamde contenttype hub, waarmee inhoudstypen kunnen worden gedistribueerd naar verschillende sitecollecties kan wel tussen verschillende farms, maar niet tussen een online en on premise omgeving.
Te veel indrukken en nog te veel te verwerken materiaal maken het wat te vroeg om conclusies te trekken. Maar daarom in de komende dagen meer blogs over SharePoint Conference 2012 Las Vegas
