Een compliment op je project is altijd leuk! Ken u die uitdrukking? En moet iets ‘af’ zijn om een compliment waard te zijn? Ik moest daarover denken toen ik een fraai ingerichte SharePoint Online omgeving zag in Office 365. Toen ik gezien had dat de mogelijkheden van SharePoint, om documenten te vinden en weer te geven op een rijk metadataschema, goed waren uitgebuit, kon ik toch niet laten te vragen hoe nu het recordsmanagement van deze collectie ingericht moest worden. Want het is, naast andere beperkingen en verschillen, een bekende tekortkoming van de cloudversie van SharePoint in Office 365 dat er geen recordcenter (digitaal archief) wordt aangeboden en dat documentsets (dossiers) ook niet ter plaatse kunnen gearchiveerd. Zodat de archiveringsmogelijkheden een stuk beperkter zijn dan een ‘on premises’ installatie van SharePoint 2010.
En ik had eigenlijk al weer meteen spijt van de vraag. Want behalve dat het een overzichtelijke en doordachte inrichting was van de documentmanagement functie, hebben de ontwerpers gelijk dat gebruikersacceptatie hun eerste doelstelling is. En dat een oplossing voor archivering ongetwijfeld in een volgende fase òf uit een hybride oplossing (SharePoint online met een recordcenter in ‘on premises’ SharePoint 2010) òf uit een nieuwe release van Office 365 zelf zal bestaan. Een hybride oplossing is complex en heeft ook door Microsoft erkende issues en complicaties. De verwachtingen van een nieuwe release daarentegen bieden weer geen garantie voor de korte termijn.
En dat de keuze tussen wachten of gas geven er eigenlijk niet is. Zonder gebruikersacceptatie is ieder document management systeem kansloos. En wij weten allemaal – wij van de recordmanagementbusiness – dat Keulen en Aken niet op één dag zijn gebouwd. Dat een gedragen implementatie veel tijd en aandacht vraagt, zodat een initiële focus op documentmanagement zo gek nog niet is. Dus als bij beslissers en bouwers het besef aanwezig is dat recordmanagement functionaliteit onmisbaar is in zo’n bedrijfskritische applicatie – en linksom of rechtsom aan het systeem zal moeten worden toegevoegd – dan is een eerste stap ook een compliment waard.
Dat besef schept dan wel weer verplichtingen. Wat blijft is de noodzaak om overwegingen van recordmanagement in ieder SharePoint ontwerp (maar dat geldt ieder DMS) van de start af aan mee te nemen. Omdat ontwerpbeslissingen op hoog niveau in het systeem medebepalend zijn voor de mogelijkheden die je hebt om te kunnen werken met de standaard aangeboden recordmanagement functionaliteiten. Heeft je organisatie of bedrijf al een vastgestelde set bewaartermijnen? Zijn de termijnen toe te passen op procesniveau, op dossiers? Zijn bewaartermijnen afhankelijk van de expiratie van bepaalde documentsoorten, zoals contracten? Wordt die expiratie ook vastgelegd? Of is een termijn afhankelijk van het sluiten van een zaak? Moeten documenten in PDF of beter in PDF/A opgeslagen? Moeten minorversies bewaard blijven? Mag een document in de cloud gearchiveerd of beter van niet? Dit is niet uitputtend… Kortom, afwegingen voor recordsmanagement die je beter niet tot het einde van je project kan bewaren.
