Uit de cursus #Recordsmanagement en governance in #SharePoint 2010

Het blijft een boeiende en inspirerende ervaring om die enthousiaste cursisten uit zo diverse bedrijven en instellingen aan tafel te hebben voor een cursus over recordsmanagement en governance in SharePoint 2010.  Wat vooral blijft verbazen (je moet je altijd blijven verbazen, dat is veel leuker dan cynisch worden), is de grote mate van overeenkomst in veel ervaringen rond SharePoint. Vrijwel altijd komt SharePoint ‘de achterdeur’ binnen in de organisatie door kleinschalige experimenten, veelal in de ICT-hoek van de organisatie. En omdat het experimentele karakter vaak een organisatebrede blauwdruk ontbeert komen tekortkomingen in de functionele inrichting en in het beheer pas laat aan het licht. Inmiddels zijn de documentbibliotheken, al dan niet voorzien van een eigenzinnige mix aan metadata, inhoudstypen, autorisaties en andere SharePoint functionaliteiten, volgestroomd met documenten.

Is dat dan een probleem? Ja dat is het wel, het wordt in de internetliteratuur zelf ook wel aangeduid met het wat viezige woord ‘content sprawl’ of ‘SharePoint sprawl’ en het betekent doorgaans het ongebreideld en ongereguleerd uitdijen van een SharePoint-omgeving. De gevolgen zijn: onoverzichtelijkheid in sitenavigatie, onvoorspelbaarheid in zoekresultaten, onbeheerde sites en risico’s voor het zorgvuldig bewaren van belangrijke content. En het verliezen van de beheersing over een tool als SharePoint kan het tot een monstrum maken waarvan de medewerker zich op den duur zal afkeren. En dan kwam het natuurlijk door het product en nooit door de mens.

De kracht van SharePoint zit niet in het gemakkelijk beschikbaar kunnen maken van een kek ogende opslaglocatie voor documenten (nou ja een beetje dan). Als je SharePoint alleen ziet als een ‘shared drive on steroids’ dan ga je voorbij aan de efficiencywinst en beheer mogelijkheden van de door SharePoint aangeboden hiërarchische aanpak. Zoals de hiërarchie in inhoudstypen, in autorisatie, in metadata. En hiërarchie vraagt om eerst denken, dan doen. Om een blauwdruk op corporate niveau en niet om anarchie en autonomie van de site-eigenaar. De voordelen zijn evident: het overerven van kenmerken van inhoudstypen bijvoorbeeld, maakt dat consistentie en ‘eenmalig-ontwerpen-veel-hergebruiken’ de beheerder en gebruiker ontlasten. Daarom probeer ik ook aan mijn cursisten over te brengen dat governance en een systematisch ontwerp hand in hand gaan. En besteden we zowel aandacht aan het beredeneerd opzetten van een inhoudstypen hiërarchie als aan je eigen rol in de governance van de SharePoint omgeving.

SharePoint en recordsmanagement is ook een kwestie van gestructureerd misverstanden ontrafelen. Ten eerste zijn daar de verschillen tussen de 2003, 2007 en 2010 versies die vaak aanleiding geven tot kritiek die feitelijk alleen een oudere versie geldt. Daarnaast kleven er aan recordsmanagement in SharePoint nog steeds issues  die maken dat je bijvoorbeeld wel met dossiers (documentsets) kan werken, maar niet in combinatie met in-place-records. Of dat je met Sharepoint Online / Office 365 wel kan archiveren, maar dan uitsluitend met in-place-records. Zodat het werken met dossiers (documentsets) in deze cloudvariant van SharePoint weer problematisch is. Kortom, je moet het wel allemaal eerst even weten, voordat je keuzes maakt en roept dat je voortaan ‘in the cloud’ gaat met je SharePoint.

Wat ook opvalt in de cursus, vooral in het zgn. ‘governance-spel’  is dat de kennis en het gestructureerde denken over documentsoorten, metadata, ordening, dossiers etc. (natuurlijk) juist ook bij de recordmanagers van de organisaties zit. Maar dat ze vaak bij de start van de SharePoint experimenten en de projecten links en rechts gepasseerd worden door andere belanghebbenden. Om niet als Calimero’s in de hoek te blijven zitten (lees: Not Sitting at the Grown-Ups Table: The Problem with Records Management van Cheryl Mckinnon) en de deskundige rol te pakken die hen toekomt op dit terrein is één van de grote uitdagingen voor de recordmanager in het SharePoint-tijdperk.

McKinnon: “Records managers who want to deepen their involvement in the business and technology planning activities for their organization need to understand that some risk is necessary […] change is inevitable. Innovation cannot happen without risk.”

De volgende cursus Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010 vindt plaats op  2 en 16 december, GO-Opleidingen, Voorburg

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top