Sharepoint 2010 en records management: de belofte

Belofte maakt schuld. Microsoft heeft sinds de release van Sharepoint 2007 (MOSS 2007) al geroepen dat het allemaal nog beter zou worden, in een volgende editie van het veelomvattende ECM-pakket. Hier focussen we uitsluitend op de recordmanagement features, die in MOSS2007 gemankeerd aanwezig waren. Als halve pleister had Microsoft de code van een soort expansion pack op een site gekwakt en wie de blogs en comments van insiders (bv uit het ‘vijandelijke’ Alfresco-kamp) leest, ziet dat er nog steeds getwist wordt òf en waarvoor MOSS 2007 nou precies gecertificeerd is door de DoD. Nee, qua records management was het nog geen compleet product, al was het met enkele add-ons van slimme softwarebouwers en wat maatwerk toch tot een kloppend geheel te maken. En het moet gezegd, zo’n goed ogend en gebruikersvriendelijk document management systeem mèt digitaal archief zien we niet vaak.

Maar goed, hoewel veel organisaties die met MOSS 2007 aan de slag zijn gegaan nog midden in hun implementaties verkeren, is de bèta-release van Sharepoint 2010 sinds 18 november beschikbaar gekomen en al op verschillende plekken op het web beschreven en besproken. Wat belooft Sharepoint 2010, wat MOSS 2007 nog niet kon waarmaken? Een belangrijke nieuwe feature is ‘in-place records management’. Waar documenten in MOSS 2007 nog werden gekopieerd naar een records center om archivistische handelingen te kunnen verrichten (zoals bewaartermijnen toepassen), kunnen in de 2010 versie de documenten gewoon op hun plek in de documentbibliotheken blijven. Dat scheelt dus meteen enorm in technisch-, functioneel- en archiefbeheer! Ook de bijkomende ongemakken van de 2007-versie (dubbele records, zoeken naar het archiefexemplaar, onduidelijkheid of het record is gearchiveerd, etc.) behoren daarmee tot de verleden tijd. Voor organisaties die het records centre willen handhaven, heeft Microsoft aanpassingen in het gebruikersgemak van dit onderdeel aangebracht.

Een andere belangrijke ontwikkeling in Sharepoint 2010, overigens sinds jaren een standaardkenmerk van dedicated records management systemen in de markt, is de mogelijkheid om folders toe te passen met de mogelijkheid kenmerken te laten overerven van een hoger (‘parent’) naar een lager (‘child’) niveau. Ook dit zal het beheer van dossiers, documenten en bijbehorende metadata enorm kunnen vergemakkelijken. In MOSS 2007 was beheer op dossierniveau überhaupt nog niet goed mogelijk zonder maatwerk.

Nu de bèta-release van Sharepoint 2010 beschikbaar is voor download, zullen we snel meer horen over de records management mogelijkheden van dit nieuwe product.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top