Indieners van WOO-verzoeken stellen vragen aan overheidsorganen omdat ze iets willen weten: ze hoeven zich niet te bekommeren om de vraag waar de informatie vandaan mag komen. Of het nu uit een digitaal archief, een zaaksysteem of mailbox mag komen. Of uit een digitale ‘samenwerkingsomgeving’ zoals Teams en SharePoint ook vaak worden aangeduid binnen organisaties. Dat informatiebeheerders, recordsmanagers en beleidsmakers verkrampt blijven vasthouden aan juridisch of archivistisch niet-bestaande concepten als ‘archiefwaardig’ brengt organisaties meer in problemen dan dat het vooruit helpt.
De WOO en de Archiefwet en documenten
De WOO verstaat onder ‘document’ een door een orgaan, persoon of college opgemaakt of ontvangen schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens (mijn curs.) dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak van dat orgaan, die persoon of dat college. Ook de Archiefwet, zowel de geldende AW95 als de nieuwe wet, bekreunt zich niet om de vindplaats van informatie, want ‘archiefbescheiden’ (straks ‘documenten’) hebben een vergelijkbare definitie. En dat kunnen dus tekstdocumenten zijn, e-mailberichten, chatberichten, maar ook gegevenssets in databases.
‘Archiefwaardig’
Meer dan tien jaar gelden, toen het op Twitter (nu X) nog gezellig was, maakten we ons met een groepje archiefdeskundigen van binnen en buiten de overheid vrolijk over de term ’archiefwaardig’.*) Nu komt deze term in het geheel niet voor in WOO, AW95 of nieuwe wetstekst**). En is de term als een soort pseudo-jargon bij leveranciers van archiefsystemen, maar ook in informatiebeheer kringen zelf een eigen leven gaan leiden, met velerlei betekenissen.
Zo kan je ‘archiefwaardige documenten’ hebben, in de zin dat ze ‘het waard zijn om te archiveren’, in tegenstelling tot andere documenten uit hetzelfde project of dossier die dat dan blijkbaar niet zijn. Ook kan je documenten ’archiefwaardig opslaan’, wat dan inhoudt dat je ze van de juiste metadata, doorgaans conform MDTO, zal voorzien en in een zaak- of archiefsysteem opslaat met de passende bewaartermijn erbij. Soms ook in een PDF/A formaat, als is de PDF/A-isering van bestanden wat teruggedrongen nu de standaardformaten van het Nationaal Archief wat liberaler zijn geworden. Maar we zijn er nog niet, want er bestaat ook zoiets als ‘archiefwaardige systemen’, wat dan zaaksystemen zijn of archiveringsoplossingen die documenten dan – natuurlijk – ‘archiefwaardig’ kunnen opslaan en bewaren.
De consequentie van dit ‘concept’ (ik zet het ook maar tussen aanhalingstekens) is dat er door informatiebeheerders juist wordt weg bewogen van het juridische concept van ‘archiefbescheiden’ of, moderner conform WOO en nieuwe Archiefwet, ‘documenten’. Want waar informatiebeheerders hun inspanningen concentreren op het stimuleren van plaatsing van bepaalde documenten in een zaaksysteem of DMS, gaat de aandacht voor alle andere informatie, die evengoed onder het wettelijke document-begrip valt, gemakkelijk verloren.
Gevolgen van het systeem-denken
Het wettelijke document-begrip wordt door overheidsfunctionarissen dus teveel verbonden met de systemen. Documenten zijn immers per definitie ‘documenten’ in de zin van openbaarheids- en archiefwetgeving en niet pas als ze in het zaak- of archiefsysteem zijn beland. Dat die systemen zo’n document vervolgens kunnen kwalificeren als ‘record’ of ‘zaakstuk’ of zoiets, doet aan dat principe niets af, maar voegt er hoogstens technische kenmerken of functionaliteit aan toe, zoals een bewaking van de bewaartermijn bijvoorbeeld. Het gevolg is wel dat we inmiddels zitten met fileshares met terabytes aan documenten, waarvan we geen idee meer hebben of die nu wel of niet bewaard hadden moeten blijven en voor hoe lang. Of dat ze überhaupt wel naar een ‘archiefwaardig systeem’ waren gekopieerd. Waar ze dan zorgvuldig blijven bewaard totdat ze netjes en procedureel vernietigd worden. Met achterblijven van hun digitale ‘origineel’ dan natuurlijk, wat formele Archiefwettelijke vernietiging tot een compleet ambtelijk ritueel heeft gemaakt.
Hetzelfde geldt voor e-mail in mailboxen. Toen vrijwel alle DIVers waren wegbezuinigd – omdat alles toch digitaal zou worden, duh – puilden de mailboxen al uit. En aangezien te weinig ambtenaren waren te bewegen tot het zorgvuldig verplaatsen van ‘archiefwaardige e-mails’ naar het ‘archiefwaardige systeem’ is er als noodverband een afzonderlijke regel voor mailbox archivering bij gekomen. Waarbij feitelijk alles bewaard zal blijven in die boxen, tenzij de ambtenaar het als persoonlijk aanmerkt en vroegtijdig verwijdert. Dat noch de verzoeker vanuit de WOO, noch de jurisprudentie enig boodschap heeft aan waar die ene e-mail nou is (want zelfs mailboxen van opgeheven accounts zijn niet gevrijwaard van levering bij WOO-verzoeken!) zou aan het denken moeten zetten.
Samenwerkingsomgeving en archivering
Teams en SharePoint zijn in veel overheidsorganisaties geïntroduceerd als ‘samenwerkingsomgeving’. Voor informatiebeheer betekende het dat ze zich kon blijven concentreren op het bevorderen van het gebruik van zaaksystemen of DMS door de collega-ambtenaren. Documenten in de samenwerkingsomgeving zijn dan immers, vergelijkbaar met de fileshare daarvoor, geen ‘archiefwaardige documenten’. Zijn ze dat wel, dan moeten ze nog steeds veelal handmatig verplaatst of gekopieerd naar het archiefsysteem.
Voor ICT afdelingen was het concept van ‘samenwerkingsomgeving’ ook een uitkomst, dan konden ze dit sneller, als een technisch concept naar de gebruikers uitrollen en was lifecycle management, laat staan recordsmanagement hooguit een project voor ‘later’. Gelukkig zien we dat in veel organisaties tijdig de ogen geopend zijn voor de risico’s en dat informatiebeheerders en ICT elkaar beter weten te vinden. En dat vorm wordt gegeven aan ‘archiving-by-design’ in onder andere Microsoft 365 Teams en SharePoint.
Want inmiddels zijn die organisaties duizenden onbeheerde teams en SharePoint teamsites verder, groeit de dataopslag – en document opslag! – de pan uit. Onbeheerd betekent chaotisch. Onbeheerd betekent ook dat de opslag van die documenten, wat evenzogoed ook ‘documenten’ zijn als omschreven in wet- en regelgeving, aan geen enkele voorwaarde voldoet. Gebruikers kunnen ze muteren en verwijderen, het is ook volstrekt niet te overzien welke documenten in welke versie of status dan als ‘archiefwaardig’ in zo’n ‘archiefwaardig systeem’ terecht zijn gekomen.
En het principe van informatiebeheer om definitieve of vastgestelde documenten in een zaaksysteem of DMS te willen laten opslaan, laat niet onverlet dat onder WOO concept documenten evenzogoed documenten zijn onder het document-begrip van de wet.
En dan hebben we het nog over tekstdocumenten in de klassieke zin, want e-mailberichten, chatberichten, data in systemen: het kunnen allemaal documenten zijn in de zin van de WOO en Archiefwet.
De zoekslag en de systemen
In informatie die je niet meer hebt, informatie in verschillende versies of informatie die je niet meer kunt vinden is het moeizaam zoeken voor informatiebeheerders, WOO-ondersteuners en recordsmanagers. Een beperkt, van informatiewetten losgezongen beeld van het document-begrip draagt ook niet bij tot betere vindbaarheid. Een organisatie kan bij een te beperkte levering van stukken in antwoord op een WOO-verzoek ook niet volstaan met ‘we hebben in het documentmanagementsysteem gekeken en niets meer gevonden.’ Een organisatie mag een WOO-besluit ook niet uitstellen met een beroep op ‘de ingewikkelde zoektocht naar en de hoeveelheid aan documenten.’ Daar maakt de rechter korte metten mee namelijk. Inmiddels is ook de Raad van State in recente uitspraken (31-01-2024) expliciet over zorgvuldige verantwoording van de verrichtte zoekslag:
“een bestuursorgaan [moet] voldoende inzichtelijk maken hoe het de zoekslag heeft verricht. Die zoekslag moet zorgvuldig zijn. Het voldoende inzichtelijk maken van de zoekslag kan het bestuursorgaan bewerkstelligen door bijvoorbeeld specifiek te vermelden welke systemen zijn geraadpleegd, welke zoektermen zijn gehanteerd voor het zoeken naar documenten in die systemen, welke specifieke vragen de volgens het bestuursorgaan relevante personen hebben meegekregen en welke schifting in de door die personen aangedragen documenten vervolgens is gemaakt.”
Tot slot
Beleidsmakers en uitvoerders op het terrein van informatiebeheer en openbaarheid zouden langer kunnen stilstaan bij het document-begrip in wet- en regelgeving, de praktische consequenties daarvan voor informatie-opslag en archivering-by-design in systemen èn de noodzaak om de gehele document-huishouding te betrekken in de zoekslag. Want óók de jurisprudentie geeft daarbij inmiddels voldoende richting: als je als organisatie niet precies kunt verantwoorden hoe en waar je hebt gezocht, heb je een probleem.
—–
*) Rienk Jonker schreef op woensdag 14-10-2009: “Om de boel niet complexer te maken dan het soms al is zou ik als het even kan het begrip archiefwaardig zoveel mogelijk vermijden en gebruik maken van het samengestelde begrip procesgebonden informatie.”
**) ja in de Memorie van Toelichting heeft iemand op pagina 20 bij het verwijzen naar het papieren tijdperk (zo wordt het ook echt genoemd) er toch iets in weten te frommelen: “In deze context werd wel gesproken over het al of niet “archiefwaardig” zijn van documenten.”
—-
Afbeelding: Copilot Image Designer
Ha Eric,
Dankuzeervriendelijk voor deze blog!
Het geeft goed weer wat het probleem met termen als ‘archiefwaardig’ is: niet zozeer het woord zelf, alswel de gedachtegang erachter, met bijbehorende gevolgen.
(Mijn reactie “alles is archiefwaardig” levert meestal onbegrip en irritatie op, omdat dat de zaak te ingewikkeld maakt of zoiets.)
Overigens kom ik zo nu en dan ook de term ‘registratiewaardig’ tegen, als in ‘registratiewaardige informatie’. Ik heb het gevoel dat daarbij bedoeld wordt dat het om ‘archiefwaardige’ informatie gaat die nog niet is vastgelegd in een ‘archiefwaardig’ systeem.
Dank Chido, fijn om te horen. En tja… ‘registratiewaardig’ lijkt me inderdaad tot dezelfde narigheid leiden.