Je kan niet openbaar maken wat je niet hebt. Je kan niet bewaren wat je niet hebt vastgelegd. Je kan niet vertrouwen op wat nog gewijzigd kan worden. Iets is niet daadwerkelijk vernietigd als het eerst gekopieerd is naar een ander systeem. Recordsmanagement is niet zo ingewikkeld, als we het niet zo ingewikkeld hadden gemaakt. We hanteren in de Nederlandse overheid nog steeds bewaar- en vernietigregels uit het papieren tijdperk.
Vaak is dan micromanagement van documenten in dossiers nodig om archivering compliant, volgens een vastgestelde archiefselectielijst toe te passen. Want ja, de besluiten in een dossier moet je wel bewaren en later in een e-depot zien te krijgen. Maar nee, de correspondentie in hetzelfde dossier mag na 7 of 10 jaar weg. Wat zeg ik? Moet na 7 of 10 jaar weg, immers vernietigingsplicht. En dat doe je niet voordat je het dossier op een lijst hebt geplaatst, de lijst hebt laten goedkeuren op 2 à 3 niveaus, de vernietiging hebt uitgevoerd en een lijst opgesteld van wat je vernietigd hebt, die je vervolgens – getekend en wel – ook weer in je archief opbergt. Zorgvuldigheid voor alles. Daarna kijken we niet teveel links en rechts naar de duizenden kopieën in mailboxen, op netwerkschijven of op “samenwerkingsomgevingen” want dat is samenwerking dus dat is geen archief.
Ben ik te cynisch? Het is namelijk wel gangbare praktijk in overheidsland. We hanteren procedures alsof we nog in de jaren zeventig of tachtig van de vorige eeuw leven & werken en er aan elke afdeling nog “dynamisch archief” medewerkers zijn verbonden. Die ieder dossier koesterden en de beleidsmedewerker achter de broek zaten en aanspoorden de stukken op te leveren. Maar die ondersteuning is al zeer lang wegbezuinigd en heeft plaats gemaakt voor digitale “samenwerking” waarin gebruikers, zoals we ambtenaren zijn gaan noemen, voortaan alles zelf kunnen doen. Maar dat worden ze dan geacht uit te voeren aan de hand van afspraken uit een ander tijdperk. We moeten ze alleen nog een beetje “opvoeden”, aldus de laatst overgebleven ondersteuners van het archiveringsproces.
Ondertussen doet zich de situatie voor dat de informatie veel complexer is geworden, veel meer vormen heeft aangenomen en vooral ook veel meer en veel sneller tot stand komt, wijzigt, verzonden en ontvangen kan worden. De complexiteit en snelheid van mailverkeer was na introductie nu meer dan een kwart eeuw geleden al gauw ongrijpbaar voor de archiveerders. Chatverkeer buiten (WhatsApp, SMS) beheerde systemen nog minder, alle real-time archivering ten spijt. Chat binnen een beheerd systeem als Microsoft Teams kan wel degelijk worden gearchiveerd met Microsoft 365 Purview, maar daar leidt onbekendheid met keuzes, afstand tot het beheercentrum en de beheerders, de onmogelijkheid om deze categorie informatie “zaaksgewijs” te kunnen archiveren tot besluiteloosheid, de goede uitzonderingen daargelaten, naturellement.
Waar politici en bestuurders van ons land een stuitende nonchalance aan de dag leggen bij de omgang met informatie (mailen uit je privémail, contact onderhouden via SMS – en natuurlijk doe je dat juist om je selectief te onttrekken aan die controleerbare vastlegging voor verantwoording) kunnen we in belang van een democratisch gecontroleerd landsbestuur niet blijven hopen op toepassing van oude methoden en structuren. Wim Voermans, hoogleraar staatsrecht aan de Universiteit Leiden van de week in De Volksrant:
“Als iedereen nu alles vernietigt, is het correspondentiespoor nooit meer terug te volgen. En in tegenstelling tot wat het ministerie beweert, zijn sms’en en appjes wel degelijk belangrijk voor de besluitvorming”
Dat geldt mutatis mutandis de meer voor de hand liggende informatiedragers, zoals tekstdocumenten. Wie herinnert zich nog het “Palmen-memo”? Het was niet gearchiveerd omdat een ambtenaar het stuk dan in Digidoc had moeten “hangen”. Bepaald geen archiving by design. En juist daar hangt dit hele probleem op.
Maar in plaats van ons bezinnen op nieuwe tijden – natuurlijk wel met hooghouden van het belang van archivering – blijven we vasthouden aan archiveringsmethoden van vóór de digitalisering. Daardoor blijven we pogingen doen om systemen te implementeren die de micro- archivering uit dat tijdperk reflecteren. We hoeven de “eindgebruiker” alleen maar op te voeden om een “zaak” aan te maken, om even door te zetten, ook als deze opvoeding en methoden niet slagen bij het gros van werkprocessen. En als het niet lukt dan praten we daar niet zo graag over, want een falend systeem kost vreselijk veel geld. Waarom hoor ik zo vaak dat zaaksystemen niet slagen? Waarom hoor ik dat het systeem dat aan de linkerkant van het land jarenlang vruchteloos is ingericht bij een vergelijkbare organisatie aan de rechterzijde als konijn uit de hoge aanbestedingshoed werd getoverd? Waarom hoor ik nog steeds volstrekt onhaalbare systeemeisen (“vernietigde records ook uit back-up verwijderen”)?
Ik weet dat selectielijsten ook bewaartermijnen uit een veelheid aan wetgeving vertegenwoordigen en dat daar op dit moment belemmeringen liggen om andere keuzes te maken. Maar als we in staat zijn om in afwijking (nou ja, in aanvulling op, helaas) van de micro-bewaar-en-vernietigplicht met een nieuwe blik naar mailbox-archivering te kijken met de Capstone methode, dan kunnen we ook de volgende stap zetten, naar macroselectie. Curieus detail uit Nederlandse archiefgeschiedschrijving (opa vertelt): macroselectie, namelijk de selectie op basis van gehele bedrijfsprocessen, was de belofte van een grootschalige herziening van selectielijsten begin jaren negentig van de vorige eeuw. Dat het toenmalige programma ontspoorde in selectielijsten met honderden termijnen, dat het pre-internet-programma nog niet voorzag hoe digitalisering zou voortschrijden tot de huidige schaal, dat alles is te herstellen. Als we het toen nieuw konden bedenken, kan dat nu ook.
Want als we niet met eenvoudiger afspraken kunnen behouden wat actief en passief openbaar gemaakt moet worden – en dat is beduidend meer dan ministerraadbesluiten – dan worden de WOO en aansluitend ook de nieuwe Archiefwet voor heel veel soorten overheidsinformatie onuitvoerbaar. Na veertien onderzoeken in 2021 zegt ook het Adviescollege ICT-toetsing in zijn jaarverslag:
“De neiging bestaat om alle uitzonderingen te automatiseren, terwijl een minder complexe oplossing met een laag percentage handmatige verwerking van transacties vaak veel eenvoudiger en sneller te realiseren is. Houd de te realiseren oplossing dus zo eenvoudig mogelijk.”
Eenvoudige archivering als voorwaarde voor uitvoerbare openbaarheid, anders gaat het ‘em niet worden.
Aanvulling 15-6-2022:
Video: Archivering van stukken door bewindspersonen onder de archiefwet en de WOO/WOB,
Foto: Bethany Legg, Unsplash
