Steeds meer organisaties maken de keuze voor SharePoint en allemaal komen ze voor de vraag te staan of ze SharePoint Online, de cloudversie, zullen gaan gebruiken met Office 365 of dat ze SharePoint 2010 lokaal, ‘on premises’, zullen implementeren. Zeker als je met recordsmanagement in SharePoint aan de slag wilt, zijn dit essentiële keuzes. Veel organisaties zullen niet meteen bekend zijn met de verschillen tussen beide versies en bovendien is de marketing voor Office 365 overweldigend: een genuanceerd verhaal is moeizaam te vinden (hoewel: lees deze blog van Danny Burlage van vorig voorjaar).
Zou het niet mogelijk zijn de beslissers van deze organisaties van een eenvoudige beslisboom te voorzien waarmee initiële keuzes voor cloud of on premises eenvoudig zijn te maken? Of is dat te eenvoudig gedacht? In ieder geval zie ik organisaties soms keuzes maken, waarvan ik denk, als je al deze functionaliteiten wilde, dan lijkt Office 365 met SharePoint Online weliswaar een Zwitsers mes, maar is het eigenlijk een no go. Maar begrijpelijk is het wel, omdat het pay-per-use model van Office 365 aantrekkelijk is, zeker in economisch zwaar weer. Ik ga dan even voorbij aan functionaliteiten voor business intelligence en search. In beide is SharePoint Online beperkt. Check hier (Bijlage B) een uitputtende lijst van verschillen tussen SharePoint online en SharePoint 2010.
Zijn er redenen waarom uw organisatie een digitaal archief nodig heeft? Heeft uw organisatie uit compliancy-overwegingen een apart gepositioneerd digitaal archief nodig? Zijn er redenen waarom uw organisatie niet in de cloud wil of kan archiveren? Moet een digitaal archief administratief, functioneel en/of technisch apart beheerd kunnen worden? Ik hoor regelmatig terug dat de gewenste archiefomgeving een separaat beheer zal vergen: administratief en functioneel door een recordmanager en door afzonderlijke autorisaties voor de dynamische omgeving en de archiefomgeving, technisch door plaatsing op een separate server, met een eigen backup en restore regime. Als deze overwegingen een rol spelen: SharePoint Online in Office 365 biedt geen recordcenter. Wel is er de mogelijkheid om documenten ter plaatse te archiveren (‘in-place-records’), binnen de dynamische omgeving van SharePoint bibliotheken waarin dagelijks documenten worden aangemaakt en geplaatst. Als je er mee kunt leven dat archiefdocumenten en concepten in één en dezelfde omgeving worden beheerd, dan is in-place-records in SharePoint Online een optie. Een alternatief, maar zonder de specifieke functionaliteiten van een recordcenter, is het verplaatsen van records naar ‘gewone’ bibliotheken binnen de dynamische omgeving.
Maakt uw organisatie voor het documentenbeheer gebruik van dossiers? Heeft uw organisatie in een digitale omgeving een dossierfunctie nodig? En zijn dossiers slechts mappen om documenten met een zelfde onderwerp bijeen te houden of verwacht u meer van een dossierfunctie? Organisaties beschrijven hun functionele eisen en wensen aan een document management systeem vaak in algemene termen en vergeten dan hoeveel ze hechten aan specifieke dossierfunctionaliteiten. In gemeentelijke organisaties, waar het zaakgericht werken de laatste jaren een hoge vlucht heeft genomen, is dat wellicht anders, maar vaak vergeet men dat er hogere verwachtingen zijn van het dossier, dan SharePoint out-of-the-box kan inlossen. De voor SharePoint 2010 nieuwe documentset functionaliteit biedt dan wel voor het eerst (!) een dossierfunctie in SharePoint, deze is echter nog lang niet in volwassenheid te vergelijken met vergelijkbare functionaliteit van andere systemen in de markt. Wel kunnen documentsets nu als geheel gearchiveerd worden in het recordcenter. Maar let op: SharePoint Online heeft geen recordcenter en – erger nog – documentsets kunnen niet met in-place-records worden gearchiveerd.
Stel dat mijn organisatie, los van de beperkingen bij onder andere recordsmanagement, business intelligence en search, toch uit kosten- en beheersoverwegingen zou willen kiezen voor Office 365, hoe los ik dan mijn recordsmanagement problemen op? Als de online optie te kort schiet in functionaliteiten zou er gekozen kunnen worden voor een koppeling met een ‘on premises’ recordmanagement applicatie. Verschillende systemen bieden, al dan niet via derde partijen, hun koppelingen met SharePoint actief aan in de markt. Veel van deze RMA’s beschikken over volwassen, doorontwikkelde vormen van dossierbeheer. Een andere mogelijkheid is een koppeling met een recordcenter van een ‘on premises’ SharePoint 2010 omgeving. Een dergelijke ‘ hybride’ omgeving, bestaande uit een cloudversie en ‘on premises’ versie van SharePoint is technisch mogelijk. Het kostenvoordeel zal door eigen technisch beheer mogelijk verloren gaan. Bovendien waarschuwt Microsoft zelf tegen deze complexe combinatie: beheershandelingen worden bemoeilijkt en je moet wel over een volwassen governance over je SharePointomgevingen kunnen beschikken:
“Be mindful that there are no product features which will allow records administrators to manage records in both the on-premises and Office 365 environments in a central location. Actions such as declaring records and retrieving auditing information would need to be conducted in both environments, and any underlying compliance configurations — such as content types and information management policies — would also need to be duplicated and maintained in the two environments. Organizations should consider the additional administrative resources required depending on the anticipated volume of regulated content.”
En we weten dat, zeker daar waar SharePoint gebruik nog in de kinderschoenen staat, governance een zorgenkind is.
